Política de privacidade

Última atualização: 2 de novembro de 2026

Esta política explica, em linguagem direta, quais dados pessoais o VilaTT trata, para quê, com quem compartilha e quais são os seus direitos pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD, Lei nº 13.709/2018).

1. Quem somos

O VilaTT é uma plataforma de gestão de clubes de tênis de mesa e uma rede social de praticantes do esporte. Ele é mantido pela MH Educação e Tecnologia LTDA, CNPJ 38.660.685/0001-75, com sede na Av. Conselheiro Rosa e Silva, 1460, sala 1310, Graças, Recife/PE, CEP 52050-245. Ela é a controladora dos seus dados de conta: é quem decide como e por que eles são tratados.

Os clubes usam o VilaTT para oferecer Planos (regulares e de Sessão avulsa) e organizar os treinos: registram as Adesões de quem treina, a grade de Horários, as Reservas e os cancelamentos, a Fila de espera, os Créditos de remarcação e a Presença (as faltas marcadas pelo Treinador ou pelo gestor), o Quadro de atletas (quem compete pelo clube), os Eventos (o rachão, a oficina, o torneio), com as Inscrições e a Fila de espera de cada um, e, se o clube exigir, o parecer cardiológico de quem treina nele. O pagamento é combinado direto com o clube, fora do VilaTT. Pelo VilaTT saem também os avisos por e-mail ligados a esse uso: o lembrete do prazo de cancelamento, os avisos da Fila de espera, o aviso de Sessão cancelada pelo clube e os avisos do Evento.

Os dados que cada clube registra sobre quem treina nele são do clube, que é o controlador deles. Nesses dados, o VilaTT atua como operador: trata-os em nome do clube, para que ele preste o serviço a você, como diz o Contrato com o clube.

As regras de uso da plataforma estão nos Termos de uso.

2. Dados que coletamos

Sua conta

• e-mail;
• nome e sobrenome;
• endereço do seu perfil (vilatt.com/u/seu-endereco);
• a foto e a bio do perfil, se você as puser, e se o perfil é público ou oculto;
• idioma escolhido (português ou inglês);
• se você quer receber por e-mail o lembrete do prazo;
• se o seu e-mail já foi verificado;
• datas de criação e de atualização da conta.

Seu perfil

O seu perfil, em vilatt.com/u/seu-endereco, mostra a qualquer pessoa, com ou sem conta: o nome e o sobrenome, a foto (ou as iniciais), a bio, os clubes em que você é Treinador, com o rótulo "Treinador", o clube em que você é Atleta, com o rótulo "Atleta do" e o nome do clube, o selo "Federado", se ele estiver marcado, e desde quando você está no VilaTT (o mês e o ano em que criou a conta). Os clubes em que você só treina não aparecem.

O perfil nasce público: entra no mapa do site que mandamos aos buscadores, pode aparecer no Google e em outros buscadores, e, quando alguém compartilha o link, a prévia mostra o nome, a bio e a foto. Você o oculta quando quiser, na tela de Perfil, pelo interruptor "Perfil público". Com o perfil oculto, a página dele some para todos, menos para você: o endereço responde "Perfil não encontrado", sai do mapa do site e o link compartilhado fica sem prévia. Um buscador pode levar algum tempo, no ritmo dele, para tirá-lo dos resultados. A foto fica guardada no R2, o armazenamento de arquivos da Cloudflare (seção 4).

O "Perfil público" vale para a área pública do VilaTT. Dentro dos clubes, a sua foto (ou as iniciais) aparece ao lado do seu nome, mesmo com o perfil oculto: para a equipe de cada clube em que você tem vínculo (Dirigente, Treinador e Colaborador), nas listas de pessoas, de adesões, de faltas e de quem vai em cada sessão; e, se você é responsável por um dependente, para os outros responsáveis dele, no card do dependente. Se você é Atleta de um clube, o seu nome e a sua foto (ou as iniciais) aparecem também na seção Atletas da página dele, para qualquer pessoa logada no VilaTT, mesmo com o perfil oculto (Quadro de atletas, abaixo). Para tirar a foto dessas listas, remova-a na tela de Perfil.

Se você entrar com o Google

Pedimos ao Google só o básico (permissões openid, email e profile) e recebemos: o identificador da sua conta Google, nome, sobrenome, e-mail e o endereço (URL) da sua foto de perfil. Se você ainda não concluiu o cadastro e a conta não tem foto, o nosso servidor baixa essa foto do Google e guarda uma cópia no R2, que vira a foto do seu perfil; depois do cadastro, a foto é só a que você envia ou remove. Com a cópia, quem abre o seu perfil carrega a foto do VilaTT, e o Google não recebe o endereço IP dessa pessoa. Na conta de dependente, a foto do Google não é guardada (seção 10). Os tokens que o Google devolve no login (de acesso, de renovação e o token de identidade) servem só para concluir o login e não ficam guardados.

Se você entrar com código por e-mail

Enviamos ao seu e-mail um código de 6 dígitos, válido por 5 minutos. No nosso banco de dados, o código é apagado quando você o usa ou, se não for usado, pouco depois de expirar. A cópia que vai no e-mail fica com a Resend (seção 4).

Sua sessão

Depois do login, um cookie mantém você conectado por até 60 dias. Para cada sessão guardamos o endereço IP e o user agent (a identificação do navegador e do sistema).

Se você aceitar o Contrato com o clube

Quando um Dirigente aceita o Contrato com o clube em nome do clube, guardamos o Vínculo dele com o clube (e, por ele, o nome), a versão do contrato, a data e a hora e o endereço IP de onde aceitou. Se o clube for excluído, ficam com o aceite o nome, o nome completo e o link do clube e o nome e o e-mail de quem aceitou.

Se você for convidado para uma função num clube

Para convidar alguém para ser Dirigente, Treinador, Colaborador ou Atleta, o clube nos dá o e-mail da pessoa. Guardamos o e-mail, a função, quem convidou e a validade do convite (7 dias), e enviamos ao convidado um e-mail com o nome de quem convidou, o do clube e a função. Quando o convite de Dirigente é nosso, para um clube que ficou sem nenhum, o e-mail também fica no registro dessa ação. Quem já tem vínculo com o clube, inclusive o dependente, pode ser convidado para o Quadro de atletas sem e-mail digitado: o convite vai pelo vínculo, e avisamos por e-mail a pessoa ou, se ela é dependente, os responsáveis dela, com o nome do clube. Enquanto o convite está pendente, ele aparece também na página do clube, para ela.

Quadro de atletas

O clube mostra quem compete por ele no Quadro de atletas. Quem aceita o convite aparece na seção Atletas da página do clube, com o nome, a foto (ou as iniciais) e o selo "Federado", para qualquer pessoa logada no VilaTT, mesmo com o perfil oculto; o dependente aparece só para quem tem vínculo com o clube. Aparece também no próprio perfil, com o rótulo "Atleta do" e o nome do clube, que segue a visibilidade do perfil, e no card do clube em "Meus clubes". Cada pessoa é Atleta de um clube só: aceitar o convite de outro tira do quadro anterior. Você sai quando quiser, na página do clube, pelo "Deixar o Quadro de atletas"; o Dirigente também pode tirar você, e a desativação do seu vínculo com o clube tira do quadro.

Eventos e Inscrições

Quando você se inscreve num Evento de um clube, ou entra na Fila de espera dele, guardamos a Inscrição: o seu vínculo com o clube (e, por ele, o seu nome), se você está inscrito, na Fila ou cancelou, a ordem de chegada, quando você subiu da Fila, o valor do Evento no momento da Inscrição e, quando houver, a marca de paga que o clube põe (com quem marcou e quando), o cancelamento (com quem cancelou e o motivo) e o gestor que inscreveu você direto ou mandou o convite que você aceitou. Se você ainda não tinha vínculo com o clube, a Inscrição cria um, sem função, que não aparece na lista de pessoas do clube. A Inscrição é dado do clube, o controlador; nós a guardamos em nome dele.

Quem vê: o seu nome, e o de quem está na Fila, aparece na lista do Evento para quem está logado e pode ver o Evento; no Evento aberto a todos, para qualquer pessoa logada no VilaTT, mesmo de fora do clube. O nome de um dependente (o menor que o responsável inscreve) fica fora dessa lista: só os gestores do clube, o próprio dependente e os responsáveis dele o veem, e os demais veem só a contagem de vagas. Quem exclui a conta também sai dessa lista: o nome fica só no histórico que os gestores do clube veem. A marca de paga veem os gestores do clube (Dirigentes e Colaboradores), a própria pessoa e, no dependente, os responsáveis; os demais não. Quem abre o link do Evento sem login vê os dados do Evento e quantas vagas restam, sem nenhum nome, e o link compartilhado mostra só o título, a data e o clube. Para sair da lista, cancele a Inscrição até o fim das inscrições, ou saia da Fila até o início do Evento. Avisamos por e-mail quando você sai da Fila e passa a inscrito, quando o clube cancela a sua Inscrição e quando cancela o Evento.

Se você for convidado para um Evento

Para chamar ao Evento quem a regra dele deixaria de fora, o clube nos dá o e-mail da pessoa. Guardamos o e-mail, o Evento, quem convidou e quando, e enviamos ao convidado um e-mail com o nome de quem convidou, o do clube e o Evento. O convite vale até o fim das inscrições do Evento. No nosso banco de dados, o convite é apagado quando é aceito, recusado ou cancelado; quando vence, ou quando o Evento é cancelado, sai na execução seguinte da rotina de limpeza, que roda a cada 15 minutos. As cópias de segurança do banco e o e-mail enviado pela Resend seguem os prazos de até 30 dias da seção 7.

Dados esportivos

Na tela de Perfil, você pode marcar que é Federado (registrado na CBTM, a Confederação Brasileira de Tênis de Mesa) e informar o ano da última TRA (a taxa anual de registro na CBTM) que pagou e o seu número de registro na CBTM. O Dirigente do clube em que você é Atleta também pode marcar o Federado e o ano da TRA, e o responsável, pelo dependente, todos eles. Eles são seus, não do clube: continuam com você se você trocar de clube. O "Federado" é público: aparece no seu perfil, com a visibilidade dele, e no Quadro de atletas. A TRA e o registro na CBTM só você, os seus responsáveis e o Dirigente do clube em que você é Atleta veem. Guardamos quem fez a última alteração e quando: se foi o Dirigente, a tela de Perfil mostra a você o clube e o dia.

Parecer cardiológico (dado de saúde)

O clube pode exigir de quem treina nele o parecer cardiológico, o documento do cardiologista que diz que a pessoa está apta a treinar. Exigindo, você (ou o responsável, pelo dependente) envia na página do clube a data de validade escrita no parecer e o arquivo (PDF, JPG ou PNG). É dado de saúde, um dado pessoal sensível (LGPD, art. 5º, II), e tem regras próprias:

• Quem decide: o clube é o controlador do parecer, e nós o guardamos em nome dele, como operador (Contrato com o clube, seção 3).
• Consentimento: o envio pede que você marque uma caixa própria, que diz para que o parecer serve (saber quem está apto a treinar) e quem o vê. Guardamos a versão desse texto, quem marcou e quando. No dependente, quem marca é o responsável (LGPD, art. 14, §1º); o dependente com acesso próprio vê e baixa o parecer, mas não envia nem apaga.
• Quem vê: o arquivo, só o Dirigente do clube, você e os seus responsáveis. O Treinador e o Colaborador veem só se você está sem parecer em dia, na lista de quem vai em cada Sessão; o Dirigente vê também, em Pessoas e funções, se o parecer está em dia, vence em até 30 dias, venceu ou não foi enviado. O arquivo não tem link público: só sai, para quem pode vê-lo, por um endereço que pede login, e não fica guardado no cache do navegador.
• Onde fica: o arquivo, no R2 da Cloudflare, na União Europeia (seções 4 e 5); a data e o registro do consentimento, no nosso banco de dados, no Brasil, e nas cópias de segurança dele, guardadas nos Estados Unidos (seção 5).
• Até quando: o arquivo substituído é apagado na hora, e o vencido, no dia seguinte à validade. Depois do vencimento, conservamos a validade ("Vencido em") e o registro do consentimento (a versão do texto, quem consentiu e quando) até um dos casos a seguir. O arquivo, a data e o registro do consentimento saem quando você apaga o parecer, quando o clube deixa de exigi-lo, quando o seu vínculo com o clube é desativado (se voltar, você envia de novo), quando a sua conta é excluída e quando o clube sai do VilaTT; se o clube pedir a cópia dos dados dele ao sair, ela leva a data e o registro do consentimento, não o arquivo. A validade e o registro do consentimento entram nas cópias de segurança do banco de dados, e, apagados, deixam de existir nelas quando elas vencem; o arquivo não entra nelas.
• Revogação: você retira o consentimento quando quiser, de graça, apagando o parecer na página do clube ("Apagar parecer"). Se a página estiver indisponível, inclusive por suspensão do clube, peça o apagamento a suporte@vilatt.com. Pela página, o arquivo e a data saem do VilaTT na hora; pelo suporte, confirmamos quando o pedido tiver sido atendido. Depois disso, o clube deixa de vê-los pelo VilaTT. O apagamento não alcança a cópia que um Dirigente já tenha baixado: ela fica sob a responsabilidade do clube, que deve eliminá-la quando você pedir, salvo quando a lei mandar guardá-la.
• Se você não enviar: nada muda no VilaTT, que não bloqueia Reserva nem Adesão pelo parecer. O clube pode ter regra própria para quem treina sem ele: é decisão dele, fora do VilaTT, e é ele quem a informa a você.

Se você usar o formulário de contato

O formulário da página inicial (Falar com a gente) envia ao VilaTT, por e-mail, o seu nome, o seu e-mail e a mensagem. O mesmo formulário abre pelo link "Denunciar esta página", no rodapé da página de um clube, e pelo "Denunciar este perfil", na página de um perfil, e leva também qual página ou perfil foi denunciado. Esses dados não ficam no nosso banco de dados: chegam à caixa ola@vilatt.com e servem só para responder você.

Página do clube

O que o Dirigente e o Colaborador publicam na página do clube — o texto, o endereço, o telefone, o WhatsApp, o e-mail, as redes, os horários, os preços, o logo, a capa e as fotos — é público: qualquer pessoa vê, com ou sem conta. Não registramos quem enviou cada imagem ou informação, porque o conteúdo é do clube (Termos de uso, seção 8). Quando ele traz um dado pessoal, como o telefone de alguém da equipe ou uma pessoa numa foto, é o clube quem decide publicá-lo e quem precisa ter a autorização de quem aparece; nós guardamos e exibimos o conteúdo em nome do clube. As imagens ficam guardadas no R2, o armazenamento de arquivos da Cloudflare (seção 4).

Verificação do clube

A Verificação confirma que um clube no VilaTT é mesmo o clube que diz ser: o verificado ganha o selo "Clube verificado" e o link sem o código do fim (vilatt.com/sport no lugar de vilatt.com/sport-k7p2), se ele estiver livre. Para isso:

• guardamos uma cópia da lista pública de Clubes Federados da CBTM (Confederação Brasileira de Tênis de Mesa): o nome, a UF e o e-mail de contato que a CBTM publica de cada clube. Esse e-mail nunca aparece a quem pede a Verificação; a tela mostra só a primeira letra e o domínio (m***@gmail.com);
• quando alguém pede, mandamos a esse e-mail um código, com o nome e o e-mail da conta de quem pediu, para o clube saber quem está pedindo. No nosso banco o código fica só embaralhado (um hash), vale 30 minutos e é apagado quando usado ou, se não for, pouco depois de expirar;
• se o clube prefere provar pelo Instagram, guardamos o @ do perfil, o código que ele põe na bio, quem pediu, a situação do pedido, a data e, na recusa, o motivo;
• quando o link do clube muda (pela troca do final ou pela Verificação), guardamos o link antigo, que continua levando ao novo.

Se você tocar em "Ver mapa" na página de um clube

A página do clube mostra o endereço em texto e, no lugar do mapa, um quadro "Ver mapa". Nada vai ao Google antes de você tocar nele. Quando você toca, o seu navegador carrega o mapa direto do Google Maps, e o Google recebe o seu endereço IP, a identificação do navegador, o endereço do clube e a informação de que o pedido veio do VilaTT, e pode gravar ou ler cookies dele no seu navegador. O botão "Como chegar" abre o Google Maps, fora do VilaTT. Nos dois casos, o que o Google faz com esses dados segue a política de privacidade do Google. Os links para o WhatsApp e as redes do clube também levam a serviços de terceiros, com política própria.

Segurança e limites de uso

Para impedir abuso, como o envio de códigos em massa para o e-mail de outra pessoa, contamos os pedidos feitos por endereço IP (o informado pela Cloudflare) e por e-mail de destino. No formulário de contato, o endereço IP serve só para limitar os envios a um por minuto: a contagem fica na Cloudflare, e nós não gravamos o IP.

Registros técnicos de acesso

Cada pedido ao servidor do VilaTT gera um registro técnico na Cloudflare: o endereço da página, a data e a hora, o resultado, o endereço IP, o user agent, a localização aproximada que a Cloudflare deduz do IP (país, região, cidade e CEP) e a operadora de internet. O cookie de sessão e o conteúdo do que você envia (como o e-mail e o código de login) não entram nesse registro.

Registro de acesso

Enquanto você está conectado à sua conta, guardamos a data e a hora, o endereço IP e a porta lógica de origem de cada conexão com o VilaTT: a do login e cada conexão nova depois dele, e de novo a cada hora de uso da mesma conexão. A porta é o número que, junto com o IP, identifica a sua conexão quando a operadora divide um mesmo IP entre muitos clientes. É a guarda que o Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014, art. 15) exige. Esse registro fica sob sigilo e só é entregue a terceiros por ordem judicial.

O VilaTT mede o desempenho das páginas e as visitas pelo Cloudflare Web Analytics, só em métricas agregadas, sem cookie e sem identificar o visitante. Não exibe publicidade e não tem rastreadores de terceiros. O único conteúdo de terceiro que uma página do VilaTT carrega é o mapa do Google, só quando você toca em "Ver mapa"; a foto do perfil, mesmo a que veio do Google, é carregada do VilaTT. Nenhum e-mail do VilaTT tem rastreio de abertura ou de clique.

3. Para que usamos e bases legais

• Criar e manter sua conta e permitir o login (dados da conta, do Google, do código e da sessão): é necessário para prestar o serviço que você pediu, com base na execução de contrato (os Termos de uso) e nos procedimentos preliminares a ele (LGPD, art. 7º, V).
• Proteger a plataforma e as contas e diagnosticar falhas (IP, user agent, contagem de pedidos e registros técnicos de acesso): com base no legítimo interesse (LGPD, art. 7º, IX) de manter o serviço seguro e funcionando e evitar fraude e abuso, usando só o mínimo necessário.
• Guardar o registro de acesso (data e hora, IP e porta de cada conexão com login): cumprimento de obrigação legal (LGPD, art. 7º, II; Marco Civil da Internet, art. 15).
• Registrar o seu uso de cada clube (Adesões, Horários fixos, Reservas, cancelamentos, Fila de espera, Créditos e Presença): é necessário para prestar o serviço que você contratou com o clube, com base na execução de contrato (LGPD, art. 7º, V). O clube é o controlador desses dados; o VilaTT os trata em nome dele.
• Avisos por e-mail da Fila de espera e de Sessão cancelada pelo clube (e-mail, idioma e a Sessão em questão): informam uma mudança na sua Reserva ou na sua vaga, parte do mesmo serviço, com base na execução de contrato (LGPD, art. 7º, V).
• Registrar a sua Inscrição num Evento (a Inscrição, a Fila, o valor, a marca de paga e o cancelamento) e avisar por e-mail o que muda nela: é o compromisso entre você e o clube, com base na execução de contrato (LGPD, art. 7º, V). O clube é o controlador desses dados; o VilaTT os trata em nome dele.
• Mostrar quem vai ao Evento (o nome de quem se inscreveu e de quem está na Fila, a quem está logado e vê o Evento; o do dependente, só aos gestores do clube, a ele e aos responsáveis dele): com base no legítimo interesse (LGPD, art. 7º, IX) de quem se inscreve e do clube de saber quem mais vai, como na lista que circulava no grupo do clube. Só o nome, sem foto, sem a marca de paga e nunca para quem não está logado. Você sai da lista cancelando a Inscrição; para questionar esse tratamento, fale conosco pelos canais da seção 9.
• Lembrete do prazo de cancelamento (e-mail, idioma, preferência de lembrete e a Sessão em que você tem vaga): com base no legítimo interesse (LGPD, art. 7º, IX) de ajudar você a cancelar no prazo e liberar a vaga para outra pessoa. Você desliga o lembrete quando quiser, nas Configurações da sua conta.
• Responder o formulário de contato (nome, e-mail e mensagem): o legítimo interesse (LGPD, art. 7º, IX) de responder a quem nos escreveu e, na denúncia de uma página ou de um perfil, de apurar a denúncia.
• Mostrar o seu perfil (nome, foto, bio, os clubes em que você é Treinador, o clube em que você é Atleta, o selo "Federado" e desde quando está no VilaTT), inclusive a cópia da foto do Google: o perfil é parte do serviço descrito nos Termos de uso, seção 2, com base na execução de contrato (LGPD, art. 7º, V), e você decide se ele é público. Quando removemos uma foto ou uma bio denunciada, guardamos o registro dessa ação (quem removeu, o quê e quando), pelo exercício regular de direitos (art. 7º, VI), também depois da exclusão da conta (seção 7).
• Mostrar a sua foto dentro dos clubes, mesmo com o perfil oculto (à equipe dos clubes em que você tem vínculo e aos outros responsáveis pelos seus dependentes): com base no legítimo interesse (LGPD, art. 7º, IX) seu e do clube de que a equipe reconheça quem treina, sem confundir pessoas de nome parecido, e de que os responsáveis reconheçam quem divide com eles a conta do dependente. Você tira a foto dessas listas removendo-a na tela de Perfil; para questionar esse tratamento ou exercer seus direitos, fale conosco pelos canais da seção 9.
• Mostrar o Quadro de atletas (o nome, a foto e o selo "Federado" de quem é Atleta, na página do clube, a quem está logado): o quadro é do clube, o controlador, e o VilaTT o exibe em nome dele. Aparecer nele é o que o Atleta aceita ao entrar, e a sua foto e o selo, que são dados da sua conta, entram nele pela execução de contrato (LGPD, art. 7º, V; Termos de uso, seção 2). Você sai do quadro quando quiser.
• Dados esportivos (Federado, o ano da última TRA e o registro na CBTM): execução de contrato (LGPD, art. 7º, V); são parte do seu perfil, que você mantém, e o Dirigente do clube em que você é Atleta altera o Federado e a TRA e vê os três para o clube saber quem pode competir pelas categorias da federação. Quem fez a última alteração e quando também ficam guardados, pela mesma base, para mostrar a você quando foi o clube.
• Guardar o parecer cardiológico (a data de validade, o arquivo e o registro do consentimento): o seu consentimento específico e destacado, ou o do responsável pelo dependente (LGPD, arts. 11, I, e 14, §1º), para o clube saber quem está apto a treinar. O clube é o controlador; o VilaTT trata o parecer em nome dele.
• Provar o aceite do Contrato com o clube (Vínculo, versão, data e hora e IP): exercício regular de direitos (LGPD, art. 7º, VI), para o VilaTT e o clube poderem demonstrar o aceite se um dia houver disputa sobre o contrato.
• Convite para uma função no clube (e-mail do convidado, ou o vínculo dele no convite para o Quadro de atletas, função, quem convidou e validade): legítimo interesse (LGPD, art. 7º, IX) do clube de montar a equipe dele; o clube é o controlador do convite, e o VilaTT o trata em nome dele. O convite de Dirigente que nós mandamos a um clube sem nenhum segue o nosso legítimo interesse de devolver a gestão ao clube, e o registro dessa ação, o exercício regular de direitos (art. 7º, VI).
• Convite para um Evento (e-mail do convidado, o Evento e quem convidou): legítimo interesse (LGPD, art. 7º, IX) do clube de chamar ao Evento quem ele escolheu; o clube é o controlador do convite, e o VilaTT o trata em nome dele.
• Verificar o clube (a cópia da lista da CBTM, o e-mail com o código, o pedido pelo Instagram e os links antigos): legítimo interesse (LGPD, art. 7º, IX) de evitar que alguém se passe por um clube. A CBTM publica o e-mail justamente para o contato com o clube, e só o usamos para mandar o código que alguém pediu em nome dele.
• Exibir a página do clube (o conteúdo que o clube publica): o clube decide o que publicar, e a base legal do dado pessoal que entra nela, como a autorização de quem aparece numa foto, é dele, o controlador; o VilaTT guarda e exibe o conteúdo em nome do clube.

Não vendemos seus dados e não os usamos para publicidade.

4. Com quem compartilhamos

Seus dados só são compartilhados com fornecedores que nos ajudam a operar o VilaTT, e apenas no necessário para cada função:

• Cloudflare: hospedagem do site e rede, guarda das cópias de segurança do banco de dados, nos Estados Unidos, e, no R2, guarda das imagens das páginas dos clubes (o logo, a capa e as fotos), das fotos de perfil e dos arquivos dos pareceres cardiológicos, na União Europeia. O tráfego passa pela rede global da Cloudflare.
• Neon: banco de dados (Postgres), hospedado na AWS em São Paulo.
• Resend: envio do e-mail com o código de login, dos avisos por e-mail (lembrete do prazo, Fila de espera, Sessão cancelada pelo clube e os avisos do Evento), do convite de responsável, do convite para uma função no clube (também o do Quadro de atletas), do convite para um Evento, do código e do aviso da Verificação do clube e da mensagem do formulário de contato, a partir da região de São Paulo. A Resend é uma empresa dos Estados Unidos e guarda lá o conteúdo dos e-mails, inclusive o código de login, e os registros de envio, por 30 dias.
• Sentry: registro de erros do site e do servidor, como operador. Recebe os erros sem o seu nome nem o seu e-mail, e não guarda o endereço IP, só a localização aproximada que ele indica (como cidade e país). Guarda os erros por 30 dias. O Sentry é uma empresa dos Estados Unidos e guarda esses dados lá.
• GitHub: gera a cópia de segurança diária do banco de dados num servidor temporário, descartado ao fim de cada cópia. O GitHub é uma empresa dos Estados Unidos.
• Google: só se você escolher entrar com o Google, ou tocar em "Ver mapa" ou em "Como chegar" na página de um clube (seção 2). Nesses casos o Google não é nosso fornecedor: recebe os dados direto de você e responde por eles. Quando copiamos a sua foto do Google (seção 2), é o nosso servidor que a pede, e o Google recebe o endereço IP dele, não o seu.
• Google Workspace: a caixa de e-mail ola@vilatt.com, onde chega a mensagem do formulário de contato. O Google é uma empresa dos Estados Unidos e guarda as mensagens lá.

Também podemos fornecer dados quando uma lei ou ordem de autoridade competente exigir.

5. Transferência internacional

Nosso banco de dados fica no Brasil, mas parte do tratamento ocorre fora do país, sobretudo nos Estados Unidos, que a ANPD não reconhece como país de proteção adequada:

• A hospedagem e a rede da Cloudflare, o envio do código de login e dos avisos pela Resend e as cópias de segurança do banco (geradas num servidor temporário do GitHub e guardadas pela Cloudflare) são necessárias para prestar o serviço que você pediu. Por isso se apoiam no art. 33, IX, combinado com o art. 7º, V, da LGPD.
• A mensagem do formulário de contato passa pela Resend e fica na nossa caixa de e-mail no Google Workspace: é o caminho da resposta que você pediu ao nos escrever. Se apoia no nosso legítimo interesse, com a mesma ressalva do item abaixo.
• Os erros no Sentry, os registros técnicos de acesso na Cloudflare, e o lembrete do prazo, o convite de responsável, o convite para uma função, o convite para um Evento e o código da Verificação do clube pela Resend se baseiam no legítimo interesse. Para eles ainda não há um dos mecanismos do art. 33, porque os contratos desses fornecedores não trazem as cláusulas-padrão aprovadas pela ANPD. Neles tratamos só o mínimo descrito nesta política.
• As imagens das páginas dos clubes, as fotos de perfil e os arquivos dos pareceres cardiológicos ficam no R2 da Cloudflare, na União Europeia, que a ANPD reconhece como de proteção adequada. A transferência delas se apoia nessa adequação (art. 33, I, da LGPD), inclusive quando uma imagem mostra uma pessoa.
• A validade do parecer cardiológico e o registro do consentimento, que são dado de saúde, também entram nas cópias de segurança do banco, guardadas nos Estados Unidos. Essa transferência se apoia no consentimento específico e em destaque que o titular, ou o Responsável, marca no envio do parecer, que informa o caráter internacional dessas cópias (art. 33, VIII, da LGPD); o arquivo do parecer não entra nelas.
• O login com o Google não é uma transferência feita por nós: você entrega seus dados ao Google, que responde por eles, e nós recebemos só o que está na seção 2. O mesmo vale para o mapa e o "Como chegar" da página de um clube: é o seu navegador que pede o mapa ao Google, quando você toca, e nós não enviamos nada a ele.

6. Cookies e armazenamento no navegador

• Cookie de sessão: mantém você conectado (até 60 dias). Essencial para o login.
• Cookie de idioma: lembra se você prefere português ou inglês.
• Tema claro ou escuro: guardado no localStorage do seu navegador; não é enviado para nós.

Não usamos cookies de analytics, de publicidade nem de terceiros. A exceção é o mapa do Google: quando você toca em "Ver mapa" na página de um clube, o Google pode gravar ou ler cookies dele no seu navegador, pela política de privacidade dele (seção 2).

7. Por quanto tempo guardamos

• Dados da conta: enquanto a conta existir.
• Código de login: vale 5 minutos e é apagado do nosso banco quando usado ou, se não for, pouco depois de expirar.
• E-mails enviados (conteúdo e registro de envio): guardados pela Resend por 30 dias.
• Sessão de login: guardada até 60 dias e apagada pouco depois de vencer.
• Mensagens do formulário de contato: na caixa ola@vilatt.com, por até 1 ano depois da última resposta da conversa.
• Contagens de limite de uso (IP ou e-mail e o número de pedidos): valem por 10 minutos, ou por um dia no teto diário de envio de códigos, e são apagadas cerca de um dia depois. A contagem por IP do formulário de contato fica na Cloudflare e vale por 1 minuto.
• Registros técnicos de acesso: guardados por 7 dias, para diagnosticar falhas, e apagados pela Cloudflare depois disso.
• Registro de acesso: guardado por 6 meses e apagado depois disso, ou por mais tempo quando a polícia, a autoridade administrativa ou o Ministério Público pedem que ele seja preservado (Marco Civil da Internet, art. 15, §2º). Continua guardado depois da exclusão da conta, até o fim do prazo, junto com o e-mail dela. Cada consulta ao registro deixa anotado quem consultou, quando e o que foi entregue; depois de 6 meses, essa anotação deixa de dizer de quem era o registro consultado.
• Ligação entre responsável e dependente, com a data e a versão da declaração e quem convidou, quando veio de um convite: enquanto ele for responsável; sai quando ele deixa de ser, quando a responsabilidade se encerra ou quando uma das contas é excluída. Quando a ligação acaba, a declaração fica guardada por mais 5 anos, com o nome e o e-mail do responsável, o nome do dependente, o nome de quem convidou (quando a ligação veio de um convite) e a data e o motivo do fim, mesmo depois da exclusão das contas: é a prova de quem declarou ser responsável, se houver disputa (exercício regular de direitos, art. 7º, VI).
• Convite de responsável: até ser aceito, recusado ou cancelado, ou até vencer, como na seção 10.
• Convite para uma função no clube: até ser aceito, recusado ou cancelado, ou até vencer, em 7 dias; o vencido é apagado pouco depois. No convite de Dirigente feito por nós, o registro da ação, com o e-mail, fica enquanto o clube existir e por mais 5 anos depois da exclusão dele, mesmo depois da exclusão da conta do convidado.
• Registro do que nós fazemos num clube ou num perfil (a suspensão, a imagem removida da página do clube, a foto ou a bio removida, o convite de Dirigente), com quem fez, qual foi a ação, quando e, quando registrado, o motivo: enquanto o clube ou a conta existir e por mais 5 anos depois da exclusão, com o nome e o link do clube ou o nome da pessoa. A imagem removida não fica: só o registro da ação. A MH é a controladora desse registro, guardado para demonstrar as nossas ações em eventual processo judicial, administrativo ou arbitral (LGPD, art. 7º, VI).
• Aceite do Contrato com o clube (Vínculo, versão, data e hora e IP): enquanto o clube existir no VilaTT e por mais 5 anos depois da exclusão dele, com o nome, o nome completo e o link do clube e o nome e o e-mail de quem aceitou, mesmo depois da exclusão da conta de quem aceitou.
• Registros de erros no Sentry: guardados por 30 dias.
• Foto e bio do perfil: até você trocá-las ou removê-las, ou até a exclusão da conta. A foto trocada ou removida é apagada do R2 na hora, e a exclusão da conta também a apaga; a bio apagada deixa de existir nas cópias de segurança do banco de dados quando elas vencem. O registro de uma foto ou bio removida por nós fica enquanto a conta existir e por mais 5 anos depois da exclusão dela.
• Conteúdo da página do clube: enquanto o clube o mantiver, mesmo depois da exclusão da conta de quem o enviou, e até o clube ser excluído do VilaTT. A imagem trocada ou removida é apagada do R2 na hora; o texto apagado deixa de existir nas cópias de segurança do banco de dados quando elas vencem.
• Quadro de atletas: enquanto você for Atleta do clube; sai quando você deixa o quadro, quando o Dirigente tira você, quando o seu vínculo é desativado ou quando você aceita o convite de outro clube.
• Inscrição num Evento: enquanto o clube existir no VilaTT, também a cancelada, que fica como histórico do Evento; sai com o Evento ou com o clube. A exclusão da sua conta não a apaga: o seu nome fica no histórico do clube, como abaixo.
• Convite para um Evento: até ser aceito, recusado ou cancelado; o vencido (no fim das inscrições do Evento) e o do Evento cancelado saem na execução seguinte da rotina de limpeza, a cada 15 minutos. Nas cópias de segurança do banco e na Resend, até 30 dias, como acima.
• Dados esportivos (Federado, TRA e registro na CBTM): enquanto a conta existir, também depois de você trocar de clube. O que você desmarca ou apaga sai na hora e deixa de existir nas cópias de segurança do banco de dados quando elas vencem.
• Parecer cardiológico: o arquivo, até a validade (é apagado no dia seguinte), até você o substituir ou apagar, até o clube deixar de exigi-lo, até a exclusão da sua conta ou até o clube sair do VilaTT; a data e o registro do consentimento, até um desses casos, menos o vencimento (seção 2).
• Cópia da lista de Clubes Federados da CBTM: até a próxima importação, que a substitui inteira.
• Código da Verificação pelo e-mail da CBTM: vale 30 minutos e é apagado do nosso banco quando usado ou, se não for, pouco depois de expirar.
• Pedido de Verificação pelo Instagram (com o @) e links antigos do clube: enquanto o clube existir no VilaTT.
• Cópias de segurança do banco de dados: uma por dia, guardadas por 30 dias e apagadas depois disso. Uma conta excluída, ou um dado apagado, deixa de existir nas cópias quando vence a última feita antes da exclusão.

Quando a conta é excluída, apagamos os dados dela, com as exceções descritas nesta seção, pelos prazos informados: os registros que a lei nos obriga a guardar, como o registro de acesso, e as provas guardadas para eventual disputa, como a declaração do responsável. Os dados esportivos e o parecer cardiológico saem com a conta. O seu nome fica no histórico de cada clube em que você treinou: esse dado é do clube, que é o controlador dele, e o pedido de apagá-lo vai ao próprio clube ou a suporte@vilatt.com. O mesmo vale para o conteúdo que você publicou na página de um clube: ele é do clube e fica.

8. Segurança

Todo o acesso ao VilaTT é feito por conexão criptografada (HTTPS). Não usamos senha: o login é pelo Google ou por código de uso único. Há limites de tentativas e de envio de códigos para dificultar ataques, e o acesso ao banco de dados é restrito. Nenhum sistema é totalmente imune a falhas; se ocorrer um incidente de segurança que possa trazer risco ou dano relevante a você, avisaremos você e a ANPD, como manda a lei.

9. Seus direitos

Pela LGPD (art. 18), você pode pedir:

• confirmação de que tratamos seus dados e acesso a eles;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desacordo com a lei;
• portabilidade dos dados a outro fornecedor;
• informação sobre com quem compartilhamos seus dados;
• exclusão da sua conta e dos seus dados;
• revisão de decisões tomadas só por meio automatizado.

O idioma você troca no próprio app. Nome, sobrenome, endereço do perfil, foto, bio, Federado, a TRA e o registro na CBTM você corrige na tela de Perfil, onde também oculta o perfil. Você sai do Quadro de atletas e retira o consentimento do parecer cardiológico, apagando-o, na página do clube. Para os demais pedidos, escreva para suporte@vilatt.com. Ainda não é possível excluir a conta pela tela do app: a exclusão é pedida por e-mail. Antes de excluir, confirmamos o pedido por um e-mail nosso ao endereço da conta.

Se você aparece numa foto da página de um clube, ou um dado seu está nela, e quer que saia, peça ao próprio clube ou use o link "Denunciar esta página", no rodapé dela; também pode escrever para suporte@vilatt.com. Se for uma imagem, podemos removê-la nós mesmos.

Se o perfil de outra pessoa mostra você, ou um dado seu, sem autorização, use o link "Denunciar este perfil", na página dele, ou escreva para suporte@vilatt.com. Podemos remover a foto ou a bio.

Se achar que seus direitos não foram atendidos, você também pode reclamar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), em gov.br/anpd.

10. Menores de idade

A conta própria no VilaTT é para quem tem 18 anos ou mais, declarado no cadastro. Quem tem menos de 18 anos usa o VilaTT pela conta de dependente, criada por um responsável que declara ser pai, mãe ou responsável legal dele (Termos de uso, seção 5). Esta seção explica aos responsáveis, e aos próprios dependentes, como tratamos os dados deles.

Que dados do dependente tratamos

• nome e sobrenome, informados pelo responsável;
• a bio, escrita pelo responsável, e se o perfil é público ou oculto;
• quem são os responsáveis dele e, de cada um, a data da declaração e a versão do texto declarado;
• o uso de cada clube em que ele treina: Adesões, Horários fixos, Reservas, cancelamentos, Fila de espera, Créditos e Presença, como o de qualquer pessoa que treina;
• se um responsável aceita o convite do clube, a função de Atleta; Federado, a TRA e o registro na CBTM, marcados por um responsável ou pelo Dirigente do clube em que ele é Atleta; e, se o clube exige, o parecer cardiológico, enviado por um responsável (seção 2);
• os avisos por e-mail ligados a esse uso, o idioma e a preferência de lembrete;
• com o acesso próprio ligado, o e-mail dele e, quando ele entra, a sessão e o registro de acesso, como na seção 2.

O dependente não tem foto: aparece com as iniciais do nome, e, mesmo que ele entre com o Google, não guardamos a foto da conta Google. Sem o acesso próprio, a conta dele não tem e-mail: no lugar, há um endereço técnico que nunca recebe mensagem. Não pedimos a data de nascimento.

O perfil do dependente nasce oculto: só ele e os responsáveis o veem. Só um responsável, agindo pelo dependente, pode torná-lo público. Aí o perfil mostra, a quem tiver o link, o nome, a bio, desde quando ele está no VilaTT e, se ele é Atleta, o rótulo "Atleta do" com o nome do clube e o selo "Federado", mas fica fora do mapa do site e pede aos buscadores que não o listem (a marca noindex), para não aparecer no Google. O dependente com acesso próprio corrige só o nome; a bio e o interruptor "Perfil público" ficam com os responsáveis.

Para que e com que base

Para prestar o serviço que o responsável contratou para o dependente: a conta, o uso dos clubes e os avisos da Fila de espera e de Sessão cancelada, com base na execução de contrato (LGPD, art. 7º, V), celebrado pelo responsável, com a declaração dele gravada. Não pedimos consentimento para isso. Quando a ligação acaba, guardamos a declaração por mais 5 anos (seção 7), pelo exercício regular de direitos (LGPD, art. 7º, VI). O lembrete do prazo de cancelamento segue o legítimo interesse, como para todos (seção 3), e o responsável o desliga nas Configurações da conta, agindo pelo dependente. Tratamos esses dados no melhor interesse do dependente (LGPD, art. 14): só o que o uso do clube pede, sem publicidade e com o perfil oculto, a menos que um responsável o torne público, o que é escolha dele dentro do mesmo contrato. Nos dados do uso de cada clube, o clube é o controlador (seção 1). O parecer cardiológico é a exceção: segue o consentimento do responsável, específico e em destaque (LGPD, arts. 11, I, e 14, §1º), dado na caixa do envio, e um responsável o apaga quando quiser.

Quem vê

• Os responsáveis veem e fazem tudo pela conta do dependente, pelo seletor de perfil, e veem o nome, o e-mail e a foto uns dos outros e o e-mail de quem foi convidado e ainda não respondeu.
• Cada clube em que o dependente treina vê o mesmo que vê de qualquer pessoa que treina nele, com a marca de dependente, e o nome e o e-mail de cada responsável: o clube sabe com quem falar e confere a família ao confirmar a Adesão.
• No Quadro de atletas, o dependente aparece, sem foto, só para quem tem vínculo com o clube. O convite para o quadro vai aos responsáveis, e é um deles quem aceita ou recusa.
• Num Evento, é o responsável quem inscreve o dependente. O nome do dependente não aparece aos outros inscritos nem a quem só abre o Evento: fica visível para ele, os responsáveis dele e os gestores do clube (Dirigentes e Colaboradores), e os demais veem só a contagem de vagas (seção 2). O dependente com o acesso próprio cancela a própria Inscrição e sai da Fila, mas não se inscreve sozinho.
• Os avisos por e-mail do dependente (Sessão cancelada, vaga na Fila de espera, avisos do Evento e lembrete do prazo) vão a cada responsável, no idioma dele, e ao dependente com o acesso próprio ligado. Nenhum e-mail mostra o endereço de outro destinatário.

Convite de responsável

Para que um responsável convide outro, guardamos o e-mail do convidado, quem convidou e a validade do convite (7 dias), e enviamos ao convidado um e-mail com o nome de quem convidou e o do dependente. Quem não conhece quem convidou pode ignorá-lo. A base é o legítimo interesse (LGPD, art. 7º, IX) dos responsáveis de dividir a administração da conta do dependente. O convite sai quando é aceito, recusado ou cancelado, e o vencido é apagado pouco depois de vencer.

Acesso próprio

Qualquer responsável pode ligar o acesso próprio do dependente, informando o e-mail dele, e desligá-lo quando quiser. Com o acesso ligado, o dependente entra sozinho e faz parte das ações (Termos de uso, seção 5), e os responsáveis continuam vendo e fazendo tudo. Desligar tira o dependente de todos os aparelhos na hora e impede novos logins; o e-mail fica guardado para religar. Trocar o e-mail desfaz também o login pelo Google ligado ao endereço anterior.

Quando o dependente faz 18 anos

Um responsável encerra a responsabilidade, declarando que o dependente fez 18 anos ou foi emancipado. As ligações com os responsáveis e os convites pendentes saem, e a conta passa a ser só dele, com tudo o que já é dele. As declarações ficam guardadas por mais 5 anos (seção 7).

Direitos, exclusão e denúncia

Qualquer responsável pode exercer pelo dependente os direitos da seção 9 e pedir a exclusão da conta dele, escrevendo para suporte@vilatt.com; a confirmação do pedido vai ao e-mail do responsável. A exclusão apaga a conta do dependente, as ligações e os convites; o nome dele fica no histórico de cada clube, como o de qualquer pessoa, e nas declarações dos responsáveis, até completar 5 anos do fim de cada ligação (seção 7); excluir a conta não reinicia esse prazo. A conta de quem é o único responsável de um dependente só é excluída depois que outro responsável assume, a responsabilidade se encerra ou a conta do dependente é excluída. O mesmo canal recebe denúncia de conteúdo ou conduta que viole direitos de crianças e adolescentes.

Se você é responsável por um menor que criou conta própria, sem ser dependente de um responsável, escreva para suporte@vilatt.com para saber quais dados dele temos ou pedir a exclusão. Quando soubermos que uma conta própria é de um menor, nós a excluímos.

11. Mudanças nesta política

Esta política vai mudar conforme o VilaTT ganhar funções novas, como feed e pagamentos. Quando houver mudança relevante, avisaremos antes, por e-mail, e atualizaremos a data no topo desta página.

12. Contato

Para dúvidas sobre privacidade e para exercer os seus direitos: suporte@vilatt.com. Como agente de tratamento de pequeno porte, a MH é dispensada de indicar um encarregado pelo tratamento de dados pessoais (Resolução CD/ANPD nº 2/2022, art. 11), e este é o canal de comunicação com você.

MH Educação e Tecnologia LTDA — CNPJ 38.660.685/0001-75

Privacy policy

Last updated: November 2, 2026

This is a translation provided for convenience. If there is any difference between the versions, the Portuguese text above prevails.

This policy explains, in plain language, what personal data VilaTT processes, why, who it is shared with, and what your rights are under Brazil's General Data Protection Law (LGPD, Law No. 13,709/2018).

1. Who we are

VilaTT is a management platform for table tennis clubs and a social network for players. It is run by MH Educação e Tecnologia LTDA, CNPJ (Brazilian company registration) 38.660.685/0001-75, headquartered at Av. Conselheiro Rosa e Silva, 1460, sala 1310, Graças, Recife/PE, Brazil, CEP 52050-245. It is the controller of your account data: it decides how and why that data is processed.

Clubs use VilaTT to offer Plans (regular and drop-in session plans) and to organize practice: they record the Enrollments of the people who train there, the schedule of Time slots, Bookings and cancellations, the Waitlist, Reschedule credits and Attendance (the no-shows marked by the Coach or the manager), the Athlete roster (who competes for the club), the Events (club nights, clinics, tournaments), with the Registrations and the Waitlist of each one, and, if the club requires it, the cardiology clearance of the people who train there. Payment is arranged directly with the club, outside VilaTT. VilaTT also sends the email notifications tied to this use: the cancellation deadline reminder, the Waitlist notifications, the notice of a Session cancelled by the club and the Event notices.

The data each club records about the people who train there belongs to the club, which is its controller. For that data, VilaTT acts as a processor: it processes the data on the club's behalf, so the club can provide its service to you, as set out in the Club agreement.

The rules for using the platform are in the Terms of use.

2. Data we collect

Your account

• email address;
• first and last name;
• your profile address (vilatt.com/u/your-address);
• the profile photo and bio, if you add them, and whether the profile is public or hidden;
• chosen language (Portuguese or English);
• whether you want to receive the deadline reminder by email;
• whether your email has been verified;
• account creation and update dates.

Your profile

Your profile, at vilatt.com/u/your-address, shows anyone, with or without an account: your first and last name, your photo (or your initials), your bio, the clubs where you are a Coach, with the "Coach" label, the club where you are an Athlete, with the "Athlete at" label and the club's name, the "Federated" badge, if it is marked, and since when you have been on VilaTT (the month and year you created the account). The clubs where you only train do not appear.

The profile starts out public: it goes into the sitemap we send to search engines, may show up on Google and other search engines, and, when someone shares the link, the preview shows your name, bio and photo. You can hide it at any time, on the Profile screen, with the "Public profile" switch. While hidden, the profile page disappears for everyone except you: the address answers "Profile not found", it leaves the sitemap and a shared link has no preview. A search engine may take some time, at its own pace, to drop it from its results. The photo is stored in R2, Cloudflare's file storage (section 4).

The "Public profile" switch covers VilaTT's public area. Inside the clubs, your photo (or your initials) appears next to your name, even with the profile hidden: to the staff of each club where you have a membership (Director, Coach and Collaborator), in the lists of people, enrollments, no-shows and who is going to each session; and, if you are a guardian of a dependent, to the dependent's other guardians, on the dependent's card. If you are an Athlete of a club, your name and your photo (or your initials) also appear in the Athletes section of its page, to anyone signed in to VilaTT, even with the profile hidden (Athlete roster, below). To take the photo off these lists, remove it on the Profile screen.

If you sign in with Google

We only ask Google for the basics (the openid, email and profile scopes) and receive: your Google account identifier, first name, last name, email address and the address (URL) of your profile picture. If you have not yet completed sign-up and the account has no photo, our server downloads that picture from Google and stores a copy in R2, which becomes your profile photo; after sign-up, the photo is only the one you upload or remove. Thanks to the copy, whoever opens your profile loads the photo from VilaTT, and Google does not receive that person's IP address. On a dependent account, the Google picture is not stored (section 10). The tokens Google returns at sign-in (access, refresh and ID token) are used only to complete the sign-in and are not stored.

If you sign in with an email code

We email you a 6-digit code, valid for 5 minutes. In our database, the code is erased when you use it or, if it is not used, shortly after it expires. The copy in the email stays with Resend (section 4).

Your session

After you sign in, a cookie keeps you signed in for up to 60 days. For each session we store the IP address and the user agent (the browser and operating system identification).

If you accept the Club agreement

When a Director accepts the Club agreement on the club's behalf, we keep their membership in the club (and, through it, their name), the version of the agreement, the date and time, and the IP address they accepted from. If the club is deleted, the club's name, full name and link and the name and email of the person who accepted stay with the acceptance.

If you are invited to a role in a club

To invite someone to be a Director, Coach, Collaborator or Athlete, the club gives us the person's email. We keep the email, the role, who sent the invitation and its validity (7 days), and we send the invitee an email with the name of who invited them, the club's name and the role. When the Director invitation comes from us, for a club left without any, the email also stays in the record of that action. Someone who already has a membership in the club, including a dependent, can be invited to the Athlete roster without anyone typing an email: the invitation goes through the membership, and we email the person or, if they are a dependent, their guardians, with the club's name. While the invitation is pending, it also shows on the club page, for them.

Athlete roster

The club shows who competes for it in the Athlete roster. Whoever accepts the invitation appears in the Athletes section of the club page, with their name, photo (or initials) and the "Federated" badge, to anyone signed in to VilaTT, even with the profile hidden; a dependent appears only to people with a membership in the club. They also appear on their own profile, with the "Athlete at" label and the club's name, which follows the profile's visibility, and on the club's card in "My clubs". Each person is an Athlete of one club only: accepting another club's invitation takes them off the previous roster. You can leave whenever you want, on the club page, with "Leave the Athlete roster"; the Director can also take you off, and deactivating your membership in the club takes you off the roster.

Events and Registrations

When you register for a club's Event, or join its Waitlist, we keep the Registration: your membership in the club (and, through it, your name), whether you are registered, on the Waitlist or cancelled, the order of arrival, when you moved up from the Waitlist, the Event's price at the time you registered and, when there is one, the paid mark the club adds (with who marked it and when), the cancellation (with who cancelled and the reason) and the manager who registered you directly or sent the invitation you accepted. If you had no membership in the club yet, the Registration creates one, with no role, which does not appear in the club's list of people. The Registration is the club's data, and the club is its controller; we keep it on the club's behalf.

Who sees it: your name, and the names of the people on the Waitlist, appear on the Event's list to anyone signed in who can see the Event; for an Event open to everyone, to anyone signed in to VilaTT, even from outside the club. A dependent's name (the minor a guardian registers) stays off that list: only the club's managers, the dependent and their guardians see it, and everyone else sees only the spot count. Whoever deletes their account also leaves that list: the name stays only in the history the club's managers see. The paid mark is seen by the club's managers (Directors and Collaborators), by the person registered and, for a dependent, by their guardians; nobody else sees it. Whoever opens the Event link without signing in sees the Event's details and how many spots are left, with no names, and the shared link shows only the title, the date and the club. To leave the list, cancel your Registration before registration closes, or leave the Waitlist before the Event starts. We email you when you move up from the Waitlist to registered, when the club cancels your Registration and when it cancels the Event.

If you are invited to an Event

To bring to an Event someone its rule would leave out, the club gives us that person's email. We keep the email, the Event, who invited and when, and send the invitee an email with the name of who invited, the club's name and the Event. The invitation is valid until registration for the Event closes. In our database, the invitation is deleted when it is accepted, declined or cancelled; when it expires, or when the Event is cancelled, it is removed on the next run of the cleanup routine, which runs every 15 minutes. The database backups and the email sent through Resend follow the periods of up to 30 days in section 7.

Sports data

On the Profile screen, you can mark that you are Federated (registered with the CBTM, the Brazilian Table Tennis Confederation) and give the year of the last TRA (the CBTM's annual registration fee) you paid and your CBTM registration number. The Director of the club where you are an Athlete can also mark Federated and the TRA year, and a guardian can mark all of it, for a dependent. It is yours, not the club's: it stays with you if you switch clubs. "Federated" is public: it shows on your profile, following its visibility, and in the Athlete roster. The TRA and the CBTM registration are seen only by you, your guardians and the Director of the club where you are an Athlete. We keep who made the last change and when: if it was the Director, the Profile screen shows you the club and the day.

Cardiology clearance (health data)

A club may require a cardiology clearance from the people who train there: the cardiologist's document stating that the person is fit to train. If it does, you (or the guardian, for a dependent) send on the club page the expiry date written on the clearance and the file (PDF, JPG or PNG). It is health data, sensitive personal data (LGPD, art. 5, II), and has its own rules:

• Who decides: the club is the controller of the clearance, and we keep it on the club's behalf, as processor (Club agreement, section 3).
• Consent: sending asks you to tick a box of its own, which says what the clearance is for (knowing who is fit to train) and who sees it. We keep the version of that text, who ticked it and when. For a dependent, it is the guardian who ticks it (LGPD, art. 14, §1); a dependent with own access can see and download the clearance, but cannot send or delete it.
• Who sees it: the file, only the club's Director, you and your guardians. The Coach and the Collaborator only see whether you have no current clearance, in the list of who is going to each Session; the Director also sees, in People and roles, whether the clearance is up to date, expires within 30 days, has expired or was not sent. The file has no public link: it is only served, to those who may see it, at an address that requires sign-in, and it is not kept in the browser cache.
• Where it is kept: the file, in Cloudflare's R2, in the European Union (sections 4 and 5); the date and the consent record, in our database, in Brazil, and in its backups, stored in the United States (section 5).
• For how long: a replaced file is erased at once, and an expired one the day after its expiry date. After expiry, we keep the expiry date ("Expired on") and the consent record (the version of the text, who consented and when) until one of the cases below. The file, the date and the consent record are erased when you delete the clearance, when the club stops requiring it, when your membership in the club is deactivated (if you come back, you send it again), when your account is deleted and when the club leaves VilaTT; if the club asks for a copy of its data when leaving, the copy carries the date and the consent record, not the file. The expiry date and the consent record are part of the database backups and, once erased, stop existing in them when they expire; the file is not part of them.
• Withdrawal: you withdraw your consent whenever you want, free of charge, by deleting the clearance on the club page ("Delete clearance"). If the page is unavailable, including because the club is suspended, ask for the deletion at suporte@vilatt.com. On the page, the file and the date leave VilaTT at once; through support, we confirm when the request has been fulfilled. After that, the club no longer sees them through VilaTT. The deletion does not reach a copy a Director has already downloaded: that copy is the club's responsibility, and the club must erase it when you ask, unless the law requires keeping it.
• If you do not send it: nothing changes on VilaTT, which does not block Bookings or Enrollments because of the clearance. The club may have its own rule for people who train without one: that is its decision, outside VilaTT, and it is the club that tells you about it.

If you use the contact form

The form on the home page (Talk to us) emails VilaTT your name, your email and the message. The same form opens from the "Report this page" link in the footer of a club page, and from the "Report this profile" link on a profile page, and then also carries which page or profile was reported. This data is not stored in our database: it reaches the ola@vilatt.com inbox and is used only to reply to you.

Club page

What the Director and the Collaborator publish on the club page — the text, the address, the phone, the WhatsApp number, the email, the social links, the training times, the prices, the logo, the cover and the photos — is public: anyone can see it, with or without an account. We do not record who submitted each image or piece of information, because the content belongs to the club (Terms of use, section 8). When it includes personal data, such as the phone of someone on the staff or a person in a photo, it is the club that decides to publish it and that must have the permission of whoever appears; we store and display the content on the club's behalf. The images are stored in R2, Cloudflare's file storage (section 4).

Club verification

Verification confirms that a club on VilaTT really is the club it claims to be: a verified club gets the "Verified club" badge and the link without the code at the end (vilatt.com/sport instead of vilatt.com/sport-k7p2), if it is free. For that:

• we keep a copy of the public list of Federated Clubs of the CBTM (the Brazilian Table Tennis Confederation): the name, the state and the contact email the CBTM publishes for each club. That email is never shown to whoever asks for verification; the screen shows only the first letter and the domain (m***@gmail.com);
• when someone asks, we send that email a code, with the name and email of the requester's account, so the club knows who is asking. In our database the code is kept only scrambled (a hash), is valid for 30 minutes and is erased when used or, if it is not, shortly after it expires;
• if the club prefers to prove it through Instagram, we keep the profile's @, the code it puts in the bio, who asked, the status of the request, the date and, if refused, the reason;
• when the club's link changes (by switching the ending or by verification), we keep the old link, which still leads to the new one.

If you tap "View map" on a club page

The club page shows the address as text and, in place of the map, a "View map" box. Nothing is sent to Google before you tap it. When you tap, your browser loads the map directly from Google Maps, and Google receives your IP address, the browser identification, the club's address and the fact that the request came from VilaTT, and may set or read its own cookies in your browser. The "Get directions" button opens Google Maps, outside VilaTT. In both cases, what Google does with this data follows Google's privacy policy. The links to the club's WhatsApp and social networks also lead to third-party services, with their own policies.

Security and usage limits

To prevent abuse, such as mass-sending codes to someone else's email, we count requests per IP address (as reported by Cloudflare) and per destination email. On the contact form, the IP address is used only to limit messages to one per minute: the count stays at Cloudflare, and we do not store the IP.

Technical access records

Each request to the VilaTT server creates a technical record at Cloudflare: the page address, the date and time, the result, the IP address, the user agent, the approximate location Cloudflare derives from the IP (country, region, city and postal code) and the internet provider. The session cookie and the content you send (such as your email and sign-in code) are not part of this record.

Access log

While you are signed in, we keep the date and time, the IP address and the source logical port of each connection to VilaTT: the one you sign in from and each new connection after it, and again for each hour of use of the same connection. The port is the number that, together with the IP, identifies your connection when the internet provider shares one IP among many customers. This is the record the Brazilian Internet Civil Framework (Marco Civil da Internet, Law 12,965/2014, art. 15) requires us to keep. It is kept confidential and only handed over to third parties under a court order.

VilaTT measures page performance and visits with Cloudflare Web Analytics, only as aggregate metrics, without cookies and without identifying the visitor. It does not show ads and has no third-party trackers. The only third-party content a VilaTT page loads is the Google map, only when you tap "View map"; the profile photo, even one that came from Google, is loaded from VilaTT. No VilaTT email has open or click tracking.

3. How we use it and legal bases

• Creating and keeping your account and letting you sign in (account, Google, code and session data): necessary to provide the service you asked for, based on the performance of a contract (the Terms of use) and the steps prior to it (LGPD, art. 7, V).
• Protecting the platform and accounts and diagnosing failures (IP, user agent, request counts and technical access records): based on our legitimate interest (LGPD, art. 7, IX) in keeping the service secure and working and preventing fraud and abuse, using only the minimum needed.
• Keeping the access log (date and time, IP and port of each signed-in connection): compliance with a legal obligation (LGPD, art. 7, II; Marco Civil da Internet, art. 15).
• Recording your use of each club (Enrollments, Fixed slots, Bookings, cancellations, Waitlist, Credits and Attendance): necessary to provide the service you contracted with the club, based on the performance of a contract (LGPD, art. 7, V). The club is the controller of this data; VilaTT processes it on the club's behalf.
• Waitlist and cancelled-Session emails (email address, language and the Session concerned): they tell you about a change to your Booking or your spot, part of the same service, based on the performance of a contract (LGPD, art. 7, V).
• Recording your Registration for an Event (the Registration, the Waitlist, the price, the paid mark and the cancellation) and emailing you what changes in it: it is the commitment between you and the club, based on the performance of a contract (LGPD, art. 7, V). The club is the controller of this data; VilaTT processes it on the club's behalf.
• Showing who is going to the Event (the names of the people registered and on the Waitlist, to anyone signed in who can see the Event; a dependent's name, only to the club's managers, the dependent and their guardians): based on the legitimate interest (LGPD, art. 7, IX) of the people who register and of the club in knowing who else is going, as in the list that used to go around the club's group. Only the name, with no photo, without the paid mark and never to anyone not signed in. You leave the list by cancelling your Registration; to object to this processing, contact us through the channels in section 9.
• Cancellation deadline reminder (email address, language, reminder preference and the Session where you have a spot): based on our legitimate interest (LGPD, art. 7, IX) in helping you cancel on time and free the spot for someone else. You can turn the reminder off at any time in your account Settings.
• Replying to the contact form (name, email and message): our legitimate interest (LGPD, art. 7, IX) in replying to whoever wrote to us and, when a page or a profile is reported, in looking into the report.
• Showing your profile (name, photo, bio, the clubs where you are a Coach, the club where you are an Athlete, the "Federated" badge and since when you have been on VilaTT), including the copy of the Google photo: the profile is part of the service described in the Terms of use, section 2, based on the performance of a contract (LGPD, art. 7, V), and you decide whether it is public. When we remove a reported photo or bio, we keep a record of that action (who removed it, what and when), based on the regular exercise of rights (art. 7, VI), also after the account is deleted (section 7).
• Showing your photo inside the clubs, even with the profile hidden (to the staff of the clubs where you have a membership and to the other guardians of your dependents): based on the legitimate interest (LGPD, art. 7, IX), yours and the club's, in the staff recognizing who trains there, without mixing up people with similar names, and in guardians recognizing who shares the dependent's account with them. You take the photo off these lists by removing it on the Profile screen; to question this processing or exercise your rights, contact us through the channels in section 9.
• Showing the Athlete roster (the name, photo and "Federated" badge of each Athlete, on the club page, to people who are signed in): the roster belongs to the club, its controller, and VilaTT displays it on the club's behalf. Appearing in it is what the Athlete accepts when joining, and your photo and badge, which are account data, enter it based on the performance of a contract (LGPD, art. 7, V; Terms of use, section 2). You can leave the roster whenever you want.
• Sports data (Federated, the year of the last TRA and the CBTM registration): performance of a contract (LGPD, art. 7, V); it is part of your profile, which you keep, and the Director of the club where you are an Athlete changes Federated and the TRA and sees all three so the club knows who can compete in the federation's categories. Who made the last change and when are kept too, on the same basis, to show you when it was the club.
• Keeping the cardiology clearance (the expiry date, the file and the record of consent): your specific and prominent consent, or that of the dependent's guardian (LGPD, arts. 11, I, and 14, §1), so the club knows who is fit to train. The club is the controller; VilaTT processes the clearance on the club's behalf.
• Proving acceptance of the Club agreement (membership, version, date and time, and IP): the regular exercise of rights (LGPD, art. 7, VI), so that VilaTT and the club can show the acceptance if there is ever a dispute about the agreement.
• Invitation to a role in a club (the invitee's email, or their membership for an Athlete roster invitation, role, who invited and validity): the club's legitimate interest (LGPD, art. 7, IX) in building its staff; the club is the controller of the invitation, and VilaTT handles it on the club's behalf. A Director invitation we send to a club left without any rests on our legitimate interest in giving management back to the club, and the record of that action on the regular exercise of rights (art. 7, VI).
• Invitation to an Event (the invitee's email, the Event and who invited): the club's legitimate interest (LGPD, art. 7, IX) in bringing to the Event the people it chose; the club is the controller of the invitation, and VilaTT handles it on the club's behalf.
• Verifying the club (the copy of the CBTM list, the email with the code, the Instagram request and the old links): legitimate interest (LGPD, art. 7, IX) in preventing someone from posing as a club. The CBTM publishes the email precisely for contact with the club, and we use it only to send the code someone asked for on the club's behalf.
• Displaying the club page (the content the club publishes): the club decides what to publish, and the legal basis for the personal data in it, such as the permission of someone who appears in a photo, is the club's, as controller; VilaTT stores and displays the content on the club's behalf.

We do not sell your data or use it for advertising.

4. Who we share it with

Your data is only shared with providers that help us run VilaTT, and only as far as each function requires:

• Cloudflare: website hosting and network, storage of the database backups, in the United States, and, in R2, storage of the club page images (the logo, the cover and the photos), of profile photos and of the cardiology clearance files, in the European Union. Traffic goes through Cloudflare's global network.
• Neon: database (Postgres), hosted on AWS in São Paulo, Brazil.
• Resend: sending the sign-in code email, the email notices (deadline reminder, Waitlist, Session cancelled by the club and the Event notices), the guardian invitation, the invitation to a role in a club (including the Athlete roster one), the invitation to an Event, the club verification code and notice and the contact form message, from its São Paulo region. Resend is a United States company and stores there the content of the emails, including the sign-in code, and the sending logs, for 30 days.
• Sentry: error tracking for the website and the server, as a processor. It receives the errors without your name or email, and does not store the IP address, only the approximate location it indicates (such as city and country). It keeps the errors for 30 days. Sentry is a United States company and stores this data there.
• GitHub: creates the daily database backup on a temporary server, discarded at the end of each backup. GitHub is a United States company.
• Google: only if you choose to sign in with Google, or tap "View map" or "Get directions" on a club page (section 2). In those cases Google is not our provider: it receives the data directly from you and is responsible for it. When we copy your photo from Google (section 2), it is our server that requests it, and Google receives the server's IP address, not yours.
• Google Workspace: the ola@vilatt.com inbox, where the contact form message arrives. Google is a United States company and stores the messages there.

We may also disclose data when required by law or by an order from a competent authority.

5. International transfers

Our database is in Brazil, but some processing happens abroad, mostly in the United States, which the ANPD does not recognize as a country with adequate protection:

• Cloudflare's hosting and network, the sending of the sign-in code and of the notices by Resend, and the database backups (created on a temporary GitHub server and stored by Cloudflare) are necessary to provide the service you asked for. They therefore rely on art. 33, IX, together with art. 7, V, of the LGPD.
• The contact form message goes through Resend and stays in our Google Workspace inbox: it is the way to the reply you asked for by writing to us. It relies on our legitimate interest, with the same caveat as the item below.
• The errors in Sentry, the technical access records at Cloudflare, and the deadline reminder, the guardian invitation, the role invitation, the Event invitation and the club verification code sent by Resend are based on legitimate interest. For them there is not yet one of the mechanisms of art. 33, because these providers' contracts do not include the standard contractual clauses approved by the ANPD. In them we process only the minimum described in this policy.
• The club page images, the profile photos and the cardiology clearance files are stored in Cloudflare's R2, in the European Union, which the ANPD recognizes as providing adequate protection. Their transfer relies on that adequacy (art. 33, I, of the LGPD), including when an image shows a person.
• The cardiology clearance's expiry date and the consent record, which are health data, are also part of the database backups, stored in the United States. This transfer relies on the specific and highlighted consent that the person, or their guardian, gives when sending the clearance, which states the international nature of these backups (art. 33, VIII, of the LGPD); the clearance file is not part of them.
• Signing in with Google is not a transfer made by us: you give your data to Google, which is responsible for it, and we receive only what is listed in section 2. The same applies to the map and "Get directions" on a club page: it is your browser that asks Google for the map, when you tap, and we send Google nothing.

6. Cookies and browser storage

• Session cookie: keeps you signed in (up to 60 days). Essential for sign-in.
• Language cookie: remembers whether you prefer Portuguese or English.
• Light or dark theme: kept in your browser's localStorage; it is not sent to us.

We do not use analytics, advertising or third-party cookies. The exception is the Google map: when you tap "View map" on a club page, Google may set or read its own cookies in your browser, under its privacy policy (section 2).

7. How long we keep it

• Account data: for as long as the account exists.
• Sign-in code: valid for 5 minutes and erased from our database when used or, if it is not, shortly after it expires.
• Emails sent (content and sending log): kept by Resend for 30 days.
• Sign-in session: kept for up to 60 days and erased shortly after it expires.
• Contact form messages: in the ola@vilatt.com inbox, for up to 1 year after the last reply in the conversation.
• Usage limit counts (IP or email and the number of requests): they apply for 10 minutes, or for one day for the daily cap on code sending, and are erased about a day later. The per-IP count of the contact form stays at Cloudflare and applies for 1 minute.
• Technical access records: kept for 7 days, to diagnose failures, and erased by Cloudflare after that.
• Access log: kept for 6 months and erased after that, or for longer when the police, an administrative authority or the Public Prosecutor's Office asks for it to be preserved (Marco Civil da Internet, art. 15, §2). It is still kept after the account is deleted, until the period ends, together with the account's email. Each lookup of the log records who looked it up, when and what was handed over; after 6 months, that record no longer says whose log was looked up.
• Link between guardian and dependent, with the date and version of the statement and who invited them, when it came from an invitation: for as long as they are a guardian; removed when they step down, when the guardianship ends or when either account is deleted. When the link ends, the statement is kept for 5 more years, with the guardian's name and email, the dependent's name, the inviter's name (when the link came from an invitation) and the date and reason of the end, even after the accounts are deleted: it is the proof of who stated they were the guardian, in case of a dispute (regular exercise of rights, art. 7, VI).
• Guardian invitation: until it is accepted, declined or cancelled, or until it expires, as in section 10.
• Invitation to a role in a club: until it is accepted, declined or cancelled, or until it expires, in 7 days; an expired one is erased shortly after. For a Director invitation sent by us, the record of the action, with the email, stays while the club exists and for 5 more years after it is deleted, even after the invitee's account is deleted.
• Record of what we do in a club or a profile (the suspension, an image removed from the club page, a removed photo or bio, the Director invitation), with who acted, what the action was, when and, when recorded, the reason: while the club or the account exists and for 5 more years after it is deleted, with the club's name and link or the person's name. The removed image is not kept: only the record of the action. MH is the controller of this record, kept to demonstrate our actions in possible judicial, administrative or arbitration proceedings (LGPD, art. 7, VI).
• Acceptance of the Club agreement (membership, version, date and time, and IP): while the club exists on VilaTT and for 5 more years after it is deleted, with the club's name, full name and link and the name and email of the person who accepted, even after the account of the person who accepted is deleted.
• Error records in Sentry: kept for 30 days.
• Profile photo and bio: until you replace or remove them, or until the account is deleted. A replaced or removed photo is erased from R2 at once, and deleting the account erases it too; a deleted bio stops existing in the database backups when they expire. The record of a photo or bio removed by us stays while the account exists and for 5 more years after it is deleted.
• Club page content: for as long as the club keeps it, even after the account of the person who submitted it is deleted, and until the club is deleted from VilaTT. A replaced or removed image is erased from R2 at once; deleted text stops existing in the database backups when they expire.
• Athlete roster: for as long as you are an Athlete of the club; removed when you leave the roster, when the Director takes you off, when your membership is deactivated or when you accept another club's invitation.
• Registration for an Event: for as long as the club exists on VilaTT, the cancelled one included, which stays as the Event's history; removed with the Event or with the club. Deleting your account does not delete it: your name stays in the club's history, as below.
• Invitation to an Event: until it is accepted, declined or cancelled; the expired one (when registration for the Event closes) and the one for a cancelled Event are removed on the next run of the cleanup routine, every 15 minutes. In the database backups and at Resend, up to 30 days, as above.
• Sports data (Federated, TRA and CBTM registration): for as long as the account exists, also after you switch clubs. What you unmark or erase is removed at once and stops existing in the database backups when they expire.
• Cardiology clearance: the file, until its expiry date (it is erased the day after), until you replace or delete it, until the club stops requiring it, until your account is deleted or until the club leaves VilaTT; the date and the consent record, until one of these, except expiry (section 2).
• Copy of the CBTM list of Federated Clubs: until the next import, which replaces it entirely.
• Code for verification by the CBTM email: valid for 30 minutes and erased from our database when used or, if it is not, shortly after it expires.
• Instagram verification request (with the @) and the club's old links: while the club exists on VilaTT.
• Database backups: one per day, kept for 30 days and erased after that. A deleted account, or erased data, stops existing in the backups when the last one made before the deletion expires.

When an account is deleted, we erase its data, with the exceptions described in this section, for the stated periods: records the law requires us to keep, such as the access log, and evidence kept for possible disputes, such as the guardian's statement. The sports data and the cardiology clearance are erased with the account. Your name stays in the history of each club you trained at: that data belongs to the club, which is its controller, and a request to erase it goes to the club itself or to suporte@vilatt.com. The same applies to content you published on a club page: it belongs to the club and stays.

8. Security

All access to VilaTT goes over an encrypted connection (HTTPS). There are no passwords: you sign in with Google or with a one-time code. There are limits on attempts and on code sending to make attacks harder, and access to the database is restricted. No system is entirely immune to failures; if a security incident may bring you relevant risk or harm, we will notify you and the ANPD (Brazil's data protection authority), as the law requires.

9. Your rights

Under the LGPD (art. 18), you can ask for:

• confirmation that we process your data, and access to it;
• correction of incomplete, inaccurate or outdated data;
• anonymization, blocking or erasure of unnecessary data or data processed in breach of the law;
• portability of the data to another provider;
• information about who we share your data with;
• deletion of your account and data;
• review of decisions made solely by automated means.

You can change your language in the app itself. You correct your name, profile address, photo, bio, Federated, the TRA and the CBTM registration on the Profile screen, where you can also hide your profile. You leave the Athlete roster, and withdraw your consent for the cardiology clearance by deleting it, on the club page. For any other request, write to suporte@vilatt.com. Accounts cannot yet be deleted from within the app: deletion is requested by email. Before deleting, we confirm the request by sending our own email to the account's address.

If you appear in a photo on a club page, or some of your data is on it, and you want it removed, ask the club itself or use the "Report this page" link in its footer; you can also write to suporte@vilatt.com. If it is an image, we can remove it ourselves.

If someone else's profile shows you, or some of your data, without permission, use the "Report this profile" link on its page, or write to suporte@vilatt.com. We can remove the photo or the bio.

If you believe your rights have not been respected, you can also file a complaint with the ANPD at gov.br/anpd.

10. Minors

A VilaTT account of your own is for people aged 18 or over, as stated when signing up. People under 18 use VilaTT through a dependent account, created by a guardian who states that they are the dependent's parent or legal guardian (Terms of use, section 5). This section explains to guardians, and to the dependents themselves, how we handle their data.

What data about the dependent we process

• first and last name, given by the guardian;
• the bio, written by the guardian, and whether the profile is public or hidden;
• who their guardians are and, for each one, the date of their statement and the version of the statement text;
• the use of each club where they train: enrollments, fixed slots, Bookings, cancellations, Waitlist, credits and Attendance, as for anyone who trains;
• if a guardian accepts the club's invitation, the Athlete role; Federated, the TRA and the CBTM registration, marked by a guardian or by the Director of the club where they are an Athlete; and, if the club requires it, the cardiology clearance, sent by a guardian (section 2);
• the email notices tied to that use, the language and the reminder preference;
• with own access on, their email and, when they sign in, the session and the access log, as in section 2.

The dependent has no photo: they appear with their initials, and even if they sign in with Google we do not store the Google account photo. Without own access, their account has no email of theirs: instead, there is a technical address that never receives messages. We do not ask for the date of birth.

The dependent's profile starts out hidden: only the dependent and the guardians can see it. Only a guardian, acting as the dependent, can make it public. Then the profile shows, to anyone who has the link, the name, the bio, since when the dependent has been on VilaTT and, if they are an Athlete, the "Athlete at" label with the club's name and the "Federated" badge, but it stays out of the sitemap and asks search engines not to list it (the noindex tag), so that it does not show up on Google. A dependent with own access can only correct their name; the bio and the "Public profile" switch stay with the guardians.

What for and on what legal basis

To provide the service the guardian contracted for the dependent: the account, the use of clubs and the Waitlist and cancelled Session notices, based on the performance of a contract (LGPD, art. 7, V), entered into by the guardian, with their statement recorded. We do not ask for consent for this. When the link ends, we keep the statement for 5 more years (section 7), based on the regular exercise of rights (LGPD, art. 7, VI). The cancellation deadline reminder relies on legitimate interest, as for everyone (section 3), and the guardian turns it off in the account Settings, acting as the dependent. We process this data in the dependent's best interest (LGPD, art. 14): only what the use of the club requires, with no advertising and with the profile hidden, unless a guardian makes it public, which is the guardian's choice within the same contract. For the data on the use of each club, the club is the controller (section 1). The cardiology clearance is the exception: it relies on the guardian's specific and prominent consent (LGPD, arts. 11, I, and 14, §1), given in the box shown when sending, and a guardian deletes it whenever they want.

Who sees it

• The guardians see and do everything in the dependent's account, through the profile switcher, and see each other's name, email and photo, and the email of anyone invited who has not yet replied.
• Each club where the dependent trains sees the same as it sees of anyone who trains there, with the dependent mark, and the name and email of each guardian: the club knows whom to talk to and checks the family when confirming the enrollment.
• In the Athlete roster, the dependent appears, without a photo, only to people with a membership in the club. The roster invitation goes to the guardians, and one of them accepts or declines it.
• For an Event, a guardian registers the dependent. The dependent's name does not appear to the other people registered nor to anyone who just opens the Event: it is visible to the dependent, their guardians and the club's managers (Directors and Collaborators), and everyone else sees only the spot count (section 2). A dependent with own access cancels their own Registration and leaves the Waitlist, but does not register alone.
• The dependent's email notices (cancelled Session, Waitlist spot, Event notices and deadline reminder) go to each guardian, in their own language, and to the dependent when own access is on. No email shows another recipient's address.

Guardian invitation

For one guardian to invite another, we keep the invitee's email, who sent the invitation and its validity (7 days), and we send the invitee an email with the name of who invited them and the dependent's name. Anyone who does not know the person who invited them can ignore it. The legal basis is the guardians' legitimate interest (LGPD, art. 7, IX) in sharing the management of the dependent's account. The invitation is removed when it is accepted, declined or cancelled, and an expired one is erased shortly after it expires.

Own access

Any guardian can turn on the dependent's own access, giving the dependent's email, and turn it off at any time. With own access on, the dependent signs in alone and can do part of the actions (Terms of use, section 5), and the guardians keep seeing and doing everything. Turning it off signs the dependent out of every device at once and blocks new sign-ins; the email stays stored for turning it back on. Changing the email also removes the Google sign-in linked to the previous address.

When the dependent turns 18

A guardian ends the guardianship, stating that the dependent has turned 18 or has been emancipated. The links to the guardians and the pending invitations are removed, and the account becomes the dependent's alone, with everything that is already theirs. The statements are kept for 5 more years (section 7).

Rights, deletion and reporting

Any guardian can exercise the rights in section 9 on the dependent's behalf and ask for the dependent's account to be deleted, by writing to suporte@vilatt.com; the confirmation of the request goes to the guardian's email. Deletion erases the dependent's account, the links to the guardians and the invitations; their name stays in the history of each club, as anyone else's, and in the guardians' statements, until 5 years have elapsed since each link ended (section 7); deleting the account does not restart this period. The account of someone who is a dependent's only guardian is deleted only after another guardian takes over, the guardianship ends or the dependent's account is deleted. The same channel receives reports of content or conduct that violates the rights of children and adolescents.

If you are the guardian of a minor who created their own account, without being a guardian's dependent, write to suporte@vilatt.com to find out what data we hold about them or to ask for its deletion. When we learn that an account of one's own belongs to a minor, we delete it.

11. Changes to this policy

This policy will change as VilaTT gains new features, such as a feed and payments. When there is a relevant change, we will let you know in advance, by email, and update the date at the top of this page.

12. Contact

For privacy questions and to exercise your rights: suporte@vilatt.com. As a small processing agent, MH is exempt from appointing a data protection officer (encarregado) (ANPD Resolution No. 2/2022, art. 11), and this is the communication channel with you.

MH Educação e Tecnologia LTDA — CNPJ 38.660.685/0001-75